Gestionnaire des conventions avec les partenaires

Lieu de travail : Cotonou, Bénin

Deadline pour postuler : 26 novembre 2025

Date de démarrage : 1er février 2026 

Type de contrat : Prestations de services

Durée (mois) : 12 mois renouvelables

Avis de recrutement d’un Gestionnaire des conventions avec les partenaires (Responsable APO)

Titre du poste : Avis de recrutement d’un Gestionnaire des conventions avec les partenaires (Responsable APO)

Projet : Projet BEN/301 « Projet d’Appui à la Société Civile au Benin (PASC) »

Lieu d’affectation : Cotonou, Bénin avec des déplacements à l’intérieur du pays

Durée du contrat : 12 mois renouvelables avec prise de fonction à partir de février 2026

1. CONTEXTE

Au service de la coopération pour le développement depuis plus de 40 ans, LuxDev est, sans conteste, un pilier opérationnel du dispositif luxembourgeois de coopération bilatérale.

Sa mission consiste à participer activement à la mise en œuvre de la politique de coopération au développement du gouvernement luxembourgeois qui vise pour l’essentiel l’éradication de la pauvreté ainsi que le développement durable, dans ses aspects sociaux, économiques et environnementaux. Afin de réaliser ces objectifs dans le cadre du développement mondial, le Luxembourg consacre chaque année 1 % de son Revenu national brut à l’Aide publique au développement.

L’agence LuxDev est mandatée par le MAEE et l’Union européenne dans le cadre de la mise en œuvre du programme BEN/301 « Projet d’Appui à la Société Civile au Benin (PASC) ». D’une durée de 60 mois, le programme BEN301 vise à soutenir et à valoriser l’engagement des Organisations de la Société Civile dans les domaines de la gouvernance démocratique, de la justice sociale et de la cohésion nationale.

LuxDev compte utiliser une partie des fonds alloués au programme BEN/301 pour le recrutement d’un Avis de recrutement d’un Gestionnaire des conventions avec les partenaires (Responsable APO).

2. BUT DE LA FONCTION

Le gestionnaire des conventions contribue à l’élaboration, au suivi et au contrôle financier de l’ensemble des partenariats conclus dans le cadre du projet BEN301. Il assure la coordination et la supervision de la vérification annuelle des dépenses effectuées par le projet, ainsi que la mise en œuvre et le suivi des recommandations issues de ces vérifications. Le gestionnaire des conventions apporte également un appui à la réalisation des diagnostics institutionnels des partenaires et participe au renforcement de leurs capacités organisationnelles afin d’améliorer la performance et la conformité de la gestion des partenariats.

3. RESPONSABILITES ET TACHES

Sous la supervision du CTP, le Gestionnaire des conventions avec les partenaires devra apporter son appui à la réalisation des tâches suivantes :

• • Élaboration et suivi des accords

• Appuyer le processus de gestion déléguée au sein du projet ;
• Appuyer le déroulement des diagnostics institutionnels des partenaires ;
• Appuyer l’élaboration des documents contractuels ;
• Appuyer la tenue des comités décisionnels et élaborer les rapports ;
• Enregistrer les accords et différents documents y relatifs dans Alphabase ;
• Mettre à jour Alphabase avec les documents et préparer différents rapports de suivi ;
• Établir un calendrier de passage chez chaque partenaire (selon la nature du partenaire) et le faire valider en amont par le CTP ;
• Suivre les accords et avertir sur les échéances techniques (rapports techniques) et financières (rapport financiers) ;
• Vérifier les rapports financiers et les pièces comptables y relatifs, avec l’appui du comptable du projet ;
• Préparer le dossier pour le transfert des fonds liés aux accords ;
• Contrôler l’application des critères de gestion et d’administration des fonds ;
• Vérifier la bonne utilisation des fonds octroyés aux bénéficiaires des conventions ;
• Vérifier l’effectivité des immobilisations acquises dans le cadre des fonds octroyés aux bénéficiaires des accords ;
• Appuyer la finalisation des rapports d’avancement financiers rédigés par les bénéficiaires des accords ;
• Appuyer les partenaires dans la préparation des audits et vérifications trimestrielles des dépenses et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des audits et contrôles.

• • Renforcement des capacités des partenaires

• Analyser les points de faiblesse des partenaires au cours des diagnostics institutionnels, proposer une série de recommandations et les accompagner pour mettre en œuvre ses recommandations ;
• Fournir un appui technique aux partenaires dans la gestion administrative et financière des accords et préparer des sessions de formation qui permettront d’améliorer leurs compétences techniques, notamment dans le domaine du rapportage financier, l’archivage, etc. ;
• Recommander au CTP et aux partenaires, après identification et analyse des besoins, toute nécessité de formation jugée pertinente qui nécessite la mobilité d’une autre expertise interne ou externe (fiscalité, passation de marché, …) qui n’est pas dans son domaine d’expertise ;
• Appuyer, en collaboration avec le CTP l’élaboration/mise à jour des diagnostics organisationnels à réaliser en amont de la signature des accords. De même, s’assurer du suivi et mise à jour des fiches de mitigation des risques et/ ou de renforcement des capacités des différents partenaires bénéficiaires des conventions. 

• • Reporting

• Assurer le reportage en utilisant AlphaBase, notamment le rapport annuel sur les accords de partenariat ;
• Établir des rapports de suivi des accords par partenaire selon le calendrier qui sera retenu ;
• Élaborer les notes trimestrielles à la suite de la réalisation des contrôles de vérifications des dépenses réalisées par le cabinet d’audit ;
• Établir les situations des déboursements des accords ;
• Réaliser les analyses périodiques devant porter sur les procédures administratives, financières et comptables et sur les mécanismes de gestion et proposer les améliorations jugées utiles.

Effectuer toute autre tâche nécessaire pour la réussite du projet.

4. Profil recherché

• Être au moins titulaire d’un BAC+4/5 en Comptabilité, Finances, Audit, Contrôle de gestion ou tout autre domaine pertinent ;
• Être titulaire d’un master ou d’une licence en passation des marchés serait un atout ;
• Avoir une expérience d’au moins 7 ans dans la tenue de comptabilité, l’audit ou le contrôle interne de projets et programmes de développement ;
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le suivi des financements (subventions, délégations de fonds, etc.) octroyés aux partenaires (administrations publiques, collectivités territoriales, ONG, etc.) ;
• Avoir une expérience en Renforcement des capacités organisationnelles des partenaires ;
• Avoir une bonne capacité de rédaction et de rapportage ;
• Avoir une expérience de travail dans des projets et/ou institutions internationales.
• Esprit d’analyse, sens du détail, rigueur et qualité du travail ;
• Initiative et autonomie : capacité à proposer des recommandations, à anticiper les besoins et à travailler de façon proactive ;
• Travail en équipe : esprit d’équipe, aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs

Si dynamique et passionné par le domaine de la coopération au développement et qualifié pour ce poste, veuillez déposer votre dossier de candidature en ligne exclusivement au plus tard le 26 novembre 2025 avant 00 heure via le lien suivant :

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