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Responsabilités et tâches principales
- VOLET 1 – Direction opérationnelle de l'Antenne de Togodo
Sous la responsabilité directe du CTP :
Planification et coordination territoriale :
- assurer la direction opérationnelle de l'Antenne de Togodo : planification trimestrielle des activités de terrain, organisation des missions d'experts techniques depuis Lomé, gestion des priorités dans le territoire de Togodo et supervision des processus financiers de l'Antenne ;
- préparer et organiser la logistique des missions des experts techniques en déplacement à Togodo (accueil, véhicules, agenda de terrain, liaisons avec l'AP et les partenaires locaux) ;
- contribuer, depuis le terrain, à l'élaboration des plans d'action consolidés, des rapports techniques et au dispositif de suivi-évaluation, en documentant les dynamiques territoriales et les résultats obtenus dans le paysage de Togodo ;
- garantir la bonne articulation avec les autres experts du programme (Aires Protégées, Économie Verte, Gestion des Déchets, Suivi-Évaluation, Génie Rural) et avec la CAM pour les aspects administratifs, financiers et logistiques des activités menées depuis l'Antenne ;
- assurer un reporting régulier et structuré au CTP sur l'avancement des activités, les défis rencontrés et les ajustements nécessaires.
Représentation et partenariats locaux :
- représenter le programme INCLURE au niveau local sur le territoire de Togodo, en lien avec les préfectures, les communes, les services déconcentrés (agriculture, environnement, élevage) et la Direction du Complexe d'AP de Togodo, dans le respect des orientations fixées par le CTP ;
- maintenir des contacts réguliers avec les collectivités territoriales et les parties prenantes du paysage des aires protégées de Togodo ;
- faciliter la coordination avec les autres partenaires techniques et financiers intervenant sur le même territoire ;
- contribuer à la communication et à la visibilité du programme INCLURE sur le territoire de Togodo.
Animation et coordination de l'Antenne :
- organiser les réunions de coordination de l'Antenne et assurer la circulation de l'information entre l'Antenne de Togodo et le bureau de Lomé (CTP, CAM) ;
- prendre des décisions opérationnelles dans le cadre défini par le CTP, notamment sur l'organisation des missions, la priorisation des interventions et la résolution de problèmes de terrain ;
- contribuer au suivi des indicateurs de résultats spécifiques au territoire de Togodo et aux interventions du programme sur ce paysage ;
- documenter les activités, les bonnes pratiques et les leçons apprises sur le territoire de Togodo.
- VOLET 2 – Gestion administrative et financière de l'Antenne de Togodo
Sous la responsabilité du CTP et en lien fonctionnel étroit avec la CAM LuxDev :
Comptabilité et finances de l'Antenne :
- assurer le suivi de la trésorerie de l'Antenne et préparer les demandes de réapprovisionnement de la caisse en lien avec la CAM ;
- traiter et préparer les pièces justificatives aux visas et paiements conformément aux procédures LuxDev en vigueur ;
- initier les écritures comptables des paiements dans la plateforme AlphaBase et y annexer les pièces justificatives;
- recevoir et verifier les pièces comptables des paiements par banque) et les soumettre à la CAM dans les délais requis ;
- préparer les états financiers nécessaires au reporting mensuel et trimestriel de l'Antenne ;
- contribuer à la vérification des rapports d'exécution financière des activités menées depuis l'Antenne ;
- établir les fiches de mission et gérer les avances liées aux frais de mission, perdiems et autres frais du personnel de l'Antenne, conformément au référentiel en vigueur ;
- contribuer à la réalisation des inventaires des biens et équipements de l'Antenne.
Gestion des engagements de l'Antenne :
- réceptionner et analyser les documents d'engagement (mémos, budgets, bons de commande) soumis au visa du Chef d'Antenne et ou du CTP selon les mandats ;
- vérifier la conformité et la complétude des mémoires d'engagement avant transmission à la CAM ;
- organiser les processus de paiements liés aux missions, ateliers et réunions organisés depuis l'Antenne (frais de transport, perdiem,…) ;
- assurer le classement physique et électronique des dossiers d'engagement de l'Antenne ;
- contribuer à la revue des engagements en coordination avec la CAM et les équipes opérationnelles de l'Antenne.
Gestion administrative et logistique de l'Antenne :
- assurer la gestion des fournitures, consommables et équipements de bureau de l'Antenne ;
- gérer les fournisseurs locaux, demander des offres de prix et préparer les bons de commande conformément aux procédures LuxDev ;
- s'assurer de la maintenance et du bon état des équipements de l'Antenne (ordinateurs, imprimantes, réseau, etc.) ;
- gérer la logistique des véhicules et moyens de déplacement de l'Antenne (chauffeurs, carnets de bord, plannings, maintenance, carburant) en lien avec le Chef d'Antenne ;
- organiser la logistique des missions, ateliers et réunions organisés depuis l'Antenne (réservations, agenda, invitations, documentation) ;
- tenir à jour les tableaux de suivi des coûts de fonctionnement de l'Antenne (eau, électricité, téléphonie, internet, carburant, etc.).
Gestion du courrier et de la documentation de l'Antenne :
- traiter le courrier entrant et sortant de l'Antenne suivant le système en vigueur ;
- classer et archiver les documents (électronique et physique) suivant le système LuxDev en vigueur;
- diffuser les documents, courriers, courriels et notes internes de l'Antenne ;
- appuyer la préparation de comptes-rendus de réunions de l'Antenne.
- VOLET 3 – Accompagnement des capacités de gestion du Complexe d’AP de Togodo
En coordination avec l'expert technique sous-régional et le chef d’Antenne Sokodé et sous la supervision du CTP ; en lien avec la CAM LuxDev, la Coordination et l'AT UE PALCC+ pour l’orientation :
Accompagner l’installation et la mise en place des systèmes de gestion administrative et financière des AP (Phase 1) :
- contribuer à l'actualisation des outils de gestion administrative, financière et logistique des deux AP (procédures opérationnelles, manuels de procédures internes, circuits de validation) ;
- appuyer la mise en place du système d'un inventaire des biens et équipements mis à disposition par le programme INCLURE auprès des deux AP ;
- installer et former les équipes des directions des AP à l'utilisation desappuyer la mise en place d’outils de tenue de registres comptables et de comptabilité analytique adaptés à leur contexte ;
- accompagner la mise en place des plans financiers annuels et des outils de suivi budgétaire (engagements et décaissements) de chaque AP ;
- en collaboration avec l’assistant administratif de l’antenne, appuyer la mise en placemettre en place ldes systèmes de classement physique et électronique des pièces justificatives et des archives administratives des AP ;
- en collaboration avec l’assistant administratif de l’antenne, appuyer la mise en place des systèmes de gestion de la correspondance officielle et des archives des AP.
Gestion fiduciaire des fonds de fonctionnement des AP mis à disposition par LuxDev (Phase 1) :
- gérer les avances périodiques (mensuelles ou bimensuelles) versées par la CAM LuxDev pour les frais de fonctionnement de chaque AP, conformément au circuit fiduciaire défini ;
- régler les dépenses courantes des AP selon les demandes validées par l'expert technique sous-régional lechef d’Antenne et dans le respect des seuils de délégation définis ;
- collecter, vérifier et archiver l'ensemble des pièces justificatives des dépenses des AP et produire le rapport financier mensuel de chaque AP ;
- transmettre les rapports financiers mensuels au Chef d'Antenne, au CTP et à la CAM dans les 10 jours ouvrés suivant la clôture mensuelle ;
- soumettre à validation préalable du Chef d'Antenne ou du CTP toute dépense dépassant le seuil de délégation défini ;
- gérer la caisse et/ou le compte bancaire spécifique à chaque AP en lien avec l'ONAP ou le MERFPCCC selon les modalités définies ;
- assurer l'interface avec les agents comptables publics des AP pour les procédures de comptabilité étatique.
- Coaching et renforcement des capacités des équipes administratives des AP :
- assurer le coaching individuel et collectif des agents administratifs et comptables des deux AP (tenue des registres, classement, gestion de caisse, reporting financier) ;
- concevoir et animer des formations adaptées aux besoins des équipes des AP sur les thématiques de gestion financière, administrative et logistique ;
- identifier les besoins en formation et en appui technique du personnel administratif des AP et proposer des solutions adaptées ;
- accompagner les équipes des AP dans l'adoption et l'utilisation d'outils numériques de gestion (tableurs, bases de données, outils de suivi budgétaire) ;
- organiser des échanges d'apprentissage entre les équipes administratives des deux AP et, le cas échéant, avec l'AP de Togodo (peer learning).
Supervision et conseil (Phase 2) :
La phase 2 correspond au moment où l’aire protégée a l’autonomie de gestion complète et fait suite à un diagnostic positif des capacités de gestion. Lors de cette phase 2, les fonds sont transmis directement à l’aire protégée et relèvent de leur gestion. Lors de cette phase 2, l’expert jouera un rôle de contrôle, suivi, de conseil. A ce titre il ou elle devra :
- réaliser des vérifications mensuelles des dépenses et des pièces justificatives des AP et produire un rapport de supervision transmis au Chef d'Antenne et à la CAM ;
- conseiller et appuyer ponctuellement les équipes des AP qui gèrent progressivement en autonomie les fonds délégués ;
- contribuer au contrôle de conformité des rapports financiers des AP soumis à la CAM ;
- signaler tout besoin d'ajustement constaté dans la gestion des AP.
- Suivi et reporting transversal :
- contribuer à la mise en place et à l'alimentation du dispositif de suivi-évaluation des Résultats 1 et 2 du programme INCLURE, pour les indicateurs relatifs aux capacités de gestion des AP ;
- préparer des notes de suivi, rapports d'activités et documents de capitalisation relatifs à l'accompagnement en gestion et valorisation des AP ;
- contribuer aux rapports d'ensemble du programme pour les éléments relatifs à la gestion administrative et financière des AP.
- contribuer aux réunions de coordination du programme et de l'Antenne.
Expérience professionnelle :
- Formation universitaire de minimum bac +4 (obligatoire) en comptabilité, gestion financière, administration des organisations ou domaine similaire.
- Expérience : Minimum 10 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste similaire, idéalement dans le cadre de programmes de développement, ONG, institutions publiques ou partenaires techniques et financiers (Obligatoire).
- Expérience avérée dans la gestion administrative et financière autonome d'un bureau ou de projet à l’échelle nationale ou en régionale (Obligatoire).
- Capacité démontrée à assumer des responsabilités de coordination et de représentation en autonomie, sans encadrement direct permanent sur place (Obligatoire).
- Bonne connaissance de la comptabilité publique togolaise et des procédures des partenaires techniques et financiers (Obligatoire).
- Expérience dans le renforcement des capacités en gestion administrative et financière d'institutions publiques ou d'organisations civiles ou professionnelles (Souhaitée).
- Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion comptable) et aptitude à l'utilisation d'outils numériques pour la dématérialisation des processus (Obligatoire).
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire dans un contexte de terrain, avec des déplacements réguliers dans des zones rurales (Obligatoire).
- Expérience dans la zone d’intervention : atout.
Lieu d’exercice : Togo / Basé à Tomety Kondji avec missions régulières au sein du Complexe d’aires protégées de Togodo. Déplacements ponctuels à Lomé.
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de quatre ans avec une période d’essai de six mois.
Entré en fonction : juillet 2026
Rémunération : l’agent sera classé en catégorie 5.
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