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Responsabilités et tâches principales
1- VOLET 1 – Gestion administrative et financière de l'Antenne de Sokodé
Sous la responsabilité du Chef d'Antenne Sokodé et en lien fonctionnel étroit avec la CAM LuxDev :
Comptabilité et finances de l'Antenne :
- assurer le suivi de la trésorerie de l'Antenne et préparer les demandes de réapprovisionnement de la caisse en lien avec la CAM ;
- traiter et préparer les pièces justificatives aux visas et paiements conformément aux procédures LuxDev en vigueur ;
- initier les écritures comptables des paiements dans la plateforme AlphaBase et y annexer les pièces justificatives;
- recevoir et verifier les pièces comptables des paiements par banque) et les soumettre à la CAM dans les délais requis ;
- préparer les états financiers nécessaires au reporting mensuel et trimestriel de l'Antenne ;
- contribuer à la vérification des rapports d'exécution financière des activités menées depuis l'Antenne ;
- établir les fiches de mission et gérer les avances liées aux frais de mission, perdiems et autres frais du personnel de l'Antenne, conformément au référentiel en vigueur ;
- contribuer à la réalisation des inventaires des biens et équipements de l'Antenne.
- Gestion des engagements de l'Antenne :
- réceptionner et analyser les documents d'engagement (mémos, budgets, bons de commande) soumis au visa du Chef d'Antenne et ou du CTP selon les mandats ;
- vérifier la conformité et la complétude des mémoires d'engagement avant transmission à la CAM ;
- organiser les processus de paiements liés aux missions, ateliers et réunions organisés depuis l'Antenne (frais de transport, perdiem,…) ;
- assurer le classement physique et électronique des dossiers d'engagement de l'Antenne ;
- contribuer à la revue des engagements en coordination avec la CAM et les équipes opérationnelles de l'Antenne.
Gestion administrative et logistique de l'Antenne :
- assurer la gestion des fournitures, consommables et équipements de bureau de l'Antenne ;
- gérer les fournisseurs locaux, demander des offres de prix et préparer les bons de commande conformément aux procédures LuxDev ;
- s'assurer de la maintenance et du bon état des équipements de l'Antenne (ordinateurs, imprimantes, réseau, etc.) ;
- gérer la logistique des véhicules et moyens de déplacement de l'Antenne (chauffeurs, carnets de bord, plannings, maintenance, carburant) en lien avec le Chef d'Antenne ;
- organiser la logistique des missions, ateliers et réunions organisés depuis l'Antenne (réservations, agenda, invitations, documentation) ;
- tenir à jour les tableaux de suivi des coûts de fonctionnement de l'Antenne (eau, électricité, téléphonie, internet, carburant, etc.) .
- Documentation de l'Antenne :
- Contribuer au classement et à l’archivage des documents (électronique et physique) suivant le système LuxDev en vigueur ;
2- VOLET 2 – Accompagnement des capacités de gestion des AP de Fazao-Malfakassa et d'Abdoulaye
En coordination avec l'expert technique sous-régional et sous la supervision du Chef d'Antenne Sokodé, en lien avec la CAM LuxDev, le CTP, la Coordination et l'AT UE PALCC+ pour l'orientation :
Accompagner l’installation et la mise en place des systèmes de gestion administrative et financière des AP (Phase 1) :
- contribuer à l'actualisation des outils de gestion administrative, financière et logistique des deux AP (procédures opérationnelles, manuels de procédures internes, circuits de validation) ;
- appuyer la mise en place d'un inventaire des biens et équipements ;
- appuyer la mise en place d’outils de tenue de registres comptables et de comptabilité analytique adaptés à leur contexte ;
- accompagner la mise en place des plans financiers annuels et des outils de suivi budgétaire (engagements et décaissements) de chaque AP ;
- appuyer la mise en place des systèmes de classement physique et électronique des pièces justificatives et des archives administratives des AP ;
- appuyer la mise en place des systèmes de gestion de la correspondance officielle et des archives des AP.
Gestion fiduciaire des fonds de fonctionnement des AP mis à disposition par LuxDev (Phase 1) :
- régler les dépenses courantes des AP selon les demandes validées par le chef d’Antenne et dans le respect des seuils de délégation définis ;
- collecter, vérifier et archiver l'ensemble des pièces justificatives des dépenses des AP et produire le rapport financier mensuel de chaque AP ;
- transmettre les rapports financiers mensuels au Chef d'Antenne, au CTP et à la CAM dans les 10 jours ouvrés suivant la clôture mensuelle ;
- soumettre à validation préalable du Chef d'Antenne ou du CTP toute dépense dépassant le seuil de délégation défini ;
- assurer l'interface avec les agents comptables publics des AP pour les procédures de comptabilité étatique.
Coaching et renforcement des capacités des équipes administratives des AP :
- assurer le coaching individuel et collectif des agents administratifs et comptables des deux AP (tenue des registres, classement, gestion de caisse, reporting financier) ;
- concevoir et animer des formations adaptées aux besoins des équipes des AP sur les thématiques de gestion financière, administrative et logistique ;
- identifier les besoins en formation et en appui technique du personnel administratif des AP et proposer des solutions adaptées ;
- accompagner les équipes des AP dans l'adoption et l'utilisation d'outils numériques de gestion (tableurs, bases de données, outils de suivi budgétaire) ;
- organiser des échanges d'apprentissage entre les équipes administratives des deux AP et, le cas échéant, avec l'AP de Togodo (peer learning).
Supervision et conseil (Phase 2) :
La phase 2 correspond au moment où l’aire protégée a l’autonomie de gestion complète et fait suite à un diagnostic positif des capacités de gestion. Lors de cette phase 2, les fonds sont transmis directement à l’aire protégée et relèvent de leur gestion. Lors de cette phase 2, l’expert jouera un rôle de contrôle, suivi, de conseil. A ce titre il ou elle devra :
- réaliser des vérifications mensuelles des dépenses et des pièces justificatives des AP et produire un rapport de supervision transmis au Chef d'Antenne et à la CAM ;
- conseiller et appuyer ponctuellement les équipes des AP qui gèrent progressivement en autonomie les fonds délégués ;
- contribuer au contrôle de conformité des rapports financiers des AP soumis à la CAM ;
- signaler tout besoin d'ajustement constaté dans la gestion des AP.
- Suivi et reporting transversal :
- contribuer à la mise en place et à l'alimentation du dispositif de suivi-évaluation des Résultats 1 et 2 du programme INCLURE, pour les indicateurs relatifs aux capacités de gestion des AP ;
- préparer des notes de suivi, rapports d'activités et documents de capitalisation relatifs à l'accompagnement en gestion et valorisation des AP ;
- contribuer aux rapports d'ensemble du programme pour les éléments relatifs à la gestion administrative et financière des AP.
- contribuer aux réunions de coordination du programme et de l'Antenne.
Expérience professionnelle :
- Formation universitaire de minimum bac +4 (obligatoire) en comptabilité, gestion financière, administration des organisations ou domaine similaire.
- Expérience : Minimum 5 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste similaire, idéalement dans le cadre de programmes de développement, ONG, institutions publiques ou partenaires techniques et financiers (Souhaitée).
- Bonne connaissance de la comptabilité publique togolaise et des procédures des partenaires techniques et financiers (Souhaitée).
- Expérience dans le renforcement des capacités en gestion administrative et financière d'institutions publiques ou d'organisations civiles ou professionnelles (Souhaitée).
- Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion comptable) et aptitude à l'utilisation d'outils numériques pour la dématérialisation des processus (Obligatoire).
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire dans un contexte de terrain, avec des déplacements réguliers dans des zones rurales (Obligatoire).
- Expérience dans la zone d’intervention : atout.
Lieu d’exercice : Togo / Basé dans les bureaux du programme INCLURE à Sokodé avec missions régulières au sein du Parc National Fazao-Malfakassa et de la Réserve de Faune d'Abdoulaye. Déplacements ponctuels à Lomé.
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de quatre ans avec une période d’essai de six mois.
Entré en fonction : juillet 2026
Rémunération : l’agent sera classé en catégorie 4.
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